¿Cómo elegir el mejor software contable?
La actividad contable debe adecuarse a los cambios vigentes.
El uso de Internet para efectuar declaraciones (LIBROS ELECTRONICOS),
la interacción con sistemas de información externos como AFPNet,
la sustitución del papel por archivos electrónicos (Facturas Electrónicas)
como medio para registrar los libros contables, entre otros cambios.
Ante esta coyuntura, ¿cómo podemos elegir el mejor software contable?
Para poder tomar una buena decisión es necesario tener en cuenta las siguientes características en un software contable:
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Actualizado a la normativa vigente:
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Cumple con todas las características del nuevo plan contable, los formatos de reportes establecidos por SUNAT y principalmente, genera los Libros Electrónicos
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Potencialidad de la Herramienta:
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Depende de lo que necesite la empresa o el contador, desde nuestro criterio debe tener diversas herramientas que se adapten a esta necesidad.
- Que tenga un plan de cuentas flexible, configurable y que se adapte al tipo de contabilidad que requerimos (Servicios, comercial, industrial, gubernamental)
- Que cuente con herramientas o módulos internos que permitan el ingreso automático de datos, simultáneo y si es posible que evite la digitación.
- Que después de registrados los asientos se puedan obtener reportes inmediatos, sin requerir procesos intermedios ni adicionales para generar los reportes.
- Que sea una herramienta de control y análisis desde diferentes perspectivas (Cuentas, referencias, centros de costo, libros, periodos, etc.) y con diferentes criterios, que pueda soportar procesos de auditoría.
- Si es posible, que podamos crear nuestros propios reportes totalmente personalizados, esto es necesario para el contador o empresario que no quiera tener limitaciones ni sufrir la dependencia del proveedor.
- Ahora que se trabaja con Excel frecuentemente es conveniente que permita importar y exportar desde y hacia Excel
- Que sea portable, que se pueda llevar el trabajo y la información sin necesidad de llevar la computadora.
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Seguridad y coherencia de la información:
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La información contable es delicada y confidencial, por lo que el software debe garantizar la seguridad y confiabilidad de los datos que guarda. Es importante que permita detectar errores cometidos y mucho mejor que no permita grabarlos, de esta forma que garantice la solidez y validez de los datos. Además es igualmente importante que cuente con diferentes niveles de acceso para garantizar que la información esta al alcance de las personas debidamente autorizadas.
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Servicio Orientado al Cliente:
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Si queremos aprovechar las ventajas de cualquier software que podamos adquirir, vamos a necesitar ayuda y dirección; por eso es importante que el software tenga una empresa que lo respalde, que tenga diversos mecanismos de servicio al cliente, virtual en la web, telefónico, presencial e incluso de forma personalizada para el cliente.
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Costo/Inversión:
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Finalmente, es recomendable tener en cuenta que el valor un software, especialmente software contable no está en el precio de venta, sino en el beneficio global que nos ofrece; pues hemos de considerar factores como el tiempo de implantación y el tiempo que consume diariamente en ingreso de datos u otros procesos, además de observar la optimización de nuestro trabajo gracias a la utilización del mismo.
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